Aff Forum identifierade behovet av att skapa en mer användarvänlig webbplats för föreningens medlemmar och kunder.
Med ett uppdrag att öka effektivitet och kvalitet inom fastighetsförvaltning och service har Aff Forum arbetat med att standardisera och skapa enhetlighet i branschen sedan början på 1990-talet. De har under en lång tid utvecklat upphandlings- och avtalsdokument samt varit en hub för erfarenhetsutbyte kring branschgemensamma frågor.
Samordningen och koordinering av dokument, avtal, begrepp m.m. mellan olika aktörer är en viktig pusselbit i utvecklingen av samhällsbyggnadsprocessen.
Aff är en relativt liten organisation som består av styrelse, kansli och ett utvecklingsråd. Tillsammans ansvarar de för utveckling av dokumentation för distribution bland föreningens medlemmar.
Medlemmarnas feedback blev en tydlig kravspecifikation
Många faktorer ligger till grund för projektet, både önskemål från besökare men också från de som aktivt arbetar med att administrera webbplatsen. Tidigare CMS-lösning upplevdes stundtals onödigt komplex som i sin tur skapade resurskrävande konsultinsatser. Samtidigt ökade antal besökare som önskade en enklare navigering och mer utbyggt innehåll.
Under åren har även kraven ökat på e-handelsfunktionaliteten som är minst lika viktigt för Aff för att kunna hantera medlemmarnas behov. Eftersom det primärt är digitala produkter som tillhandahålls så ställer det lite unika krav på e-handeln. Exempel på förbättringsområden som identifierats i förarbetet är återfakturering. Hanteringen av återkommande betalningar är viktigt att effektivisera för Aff.
Smartare återfakturering och mer lätthanterligt CMS
Flödet för återfaktureringen har fungerat bra men numera har hanteringen brutits ut till en separat portal. Den separata portalen integreras med bakomliggande system för en smidigare administration. Fördelen är en minskad administrativ hantering av licenser och numera uppdateras betydligt fler processer automatiskt.
Den tidigare användarupplevelsen gjorde det onödigt svårt att navigera bland innehållet, med ett nytt och mer lätthanterligt CMS har nu webbplatsens administratör lättare för att skapa och redigera innehållet. Mer kunskap kan samlas på samma ställe på ett mer effektivt sätt, något som medlemmarna har efterfrågat när Aff Forum har ställt frågan.
